Chuyển đổi số thường bị kẹt ở hai thái cực: hoặc chỉ dừng ở việc mua phần mềm, hoặc chờ một đề án hoàn hảo rồi không bao giờ bắt đầu. Lộ trình 90 ngày là cách để phá thế kẹt đó: trong một quý, đơn vị phải có một sản phẩm chạy được, có baseline và có một quyết định dựa trên số liệu.
Nguyên tắc của 90 ngày đầu
- Có sản phẩm chạy được trong 90 ngày. Không kết thúc quý bằng tài liệu, mà bằng một thứ người dùng thật sử dụng.
- Chọn việc nhỏ, tác động thấy được. Một quy trình, một phòng, một chỉ số rõ ràng.
- Khóa nền trước khi mở rộng. Baseline, danh mục hệ thống và quy chế cổng phải có trước.
- Mỗi tuần có một quyết định. Nếu một tuần trôi qua không có quyết định nào, quý đó sẽ thất bại.
- Công bố số liệu thật. Kể cả số chưa đạt, vì đó là cơ sở để cải tiến.
Khung 13 tuần
| Tuần | Trọng tâm | Sản phẩm kiểm chứng |
|---|---|---|
| 1–2 | Khóa phạm vi và bộ máy | Văn bản phạm vi 2 trang, danh sách 2 quy trình thí điểm |
| 3–4 | Baseline và luật chơi | Báo cáo baseline, 3 quy chế, chỉ định Data Owner |
| 5–6 | Vẽ lại quy trình | Sơ đồ as-is và to-be, biên bản rà soát pháp lý |
| 7–9 | Cấu hình và chạy thử | Cấu hình chạy được, nhật ký sử dụng, danh sách lỗi |
| 10–11 | Đo và so sánh | Bảng so sánh trước/sau, báo cáo kết quả thí điểm |
| 12–13 | Nhân rộng và khóa nền | Danh sách người hướng dẫn, baseline v1.0 có chữ ký |
Ba thắng lợi nhanh trong 30 ngày
- Bỏ một biểu mẫu trùng trong quy trình đang dùng. Đo bằng số lần nhập lại giảm.
- Một dashboard 5 chỉ số từ dữ liệu đã có. Đo bằng số lượt xem của lãnh đạo.
- Một quy trình ký số toàn trình, ví dụ đơn xin nghỉ phép. Đo bằng thời gian xử lý trước/sau.
Nếu chỉ làm được một việc trong 90 ngày, hãy chọn một quy trình, làm cho nó chạy thật, đo được thời gian giảm và công bố kết quả. Một ví dụ thật có giá trị hơn mười kế hoạch.
Điều kiện để lộ trình khả thi
- Một người có thẩm quyền quyết định quy trình, không chỉ quyết định ngân sách.
- PMO có ít nhất hai người làm việc thực sự, không kiêm nhiệm quá nhiều.
- Có cơ chế bỏ việc cũ khi đưa việc mới lên hệ thống.
- Có ngân sách tối thiểu cho hạ tầng và công cụ thí điểm.
