Sai lầm tốn kém nhất trong chuyển đổi số không phải là chọn sai công nghệ, mà là số hóa một quy trình chưa được chuẩn hóa. Khi năm phòng ban đang dùng năm biến thể của cùng một quy trình, việc đưa cả năm biến thể lên hệ thống sẽ biến sự hỗn loạn giấy tờ thành hỗn loạn dữ liệu.
Thứ tự đúng
- Chuẩn hóa: vẽ đúng quy trình đang chạy, bỏ các biến thể tự phát.
- Đơn giản hóa: bỏ bước không tạo giá trị, giảm số lần phê duyệt.
- Số hóa: đưa quy trình đã đơn giản lên hệ thống.
- Tự động hóa: tự động phần lặp lại, giữ người ở điểm quyết định.
- Tối ưu: đo, tinh chỉnh và mở rộng.
Không số hóa biến thể. Số hóa biến thể chỉ nhân lên sự hỗn loạn.
Cách chọn quy trình làm trước
Chấm điểm theo năm tiêu chí, mỗi tiêu chí từ 1 đến 5 điểm:
- Tác động (×2): giảm được bao nhiêu giờ công hoặc ngày chờ?
- Tần suất (×1): mỗi tháng có bao nhiêu giao dịch?
- Độ phức tạp kỹ thuật (×1): cần bao nhiêu hệ thống tham gia? Ít hệ thống thì điểm cao.
- Mức độ đồng thuận (×2): các bên có thống nhất quy trình đích không?
- Khả năng đo (×1): có sẵn dữ liệu để đo trước và sau không?
Nguyên tắc chọn: ưu tiên quy trình có tác động cao và đồng thuận cao, dù độ phức tạp kỹ thuật ở mức trung bình. Tránh chọn việc "dễ làm nhưng ít người dùng" cho dự án đầu tiên, vì thắng lợi đầu tiên phải nhìn thấy được.
Ba câu hỏi khi vẽ lại quy trình
- Bước này tạo ra giá trị gì? Nếu không trả lời được, đó là ứng viên để bỏ.
- Ai thực sự cần phê duyệt bước này? Nếu chỉ để "cho đủ thủ tục", hãy chuyển sang hậu kiểm.
- Nếu bước này sai thì hậu quả là gì? Hậu quả nhỏ thì cho phép tự động, hậu quả lớn mới cần người kiểm.
Kiểm tra pháp lý trước khi bỏ bước
Nhiều bước trong quy trình hành chính, giáo dục được quy định bởi văn bản pháp lý. Trước khi bỏ một bước, đơn vị phải rà soát căn cứ pháp lý và ghi lại biên bản. Đây là bước bắt buộc, không phải thủ tục hình thức.
